（皖人口院办〔2016〕50号 2016年10月26日印发）

为广泛收集全院师生员工、学生家长及社会各界人士的意见和建议，保证政令畅通，强化依法治院，加强民主监督，促进学院的改革、建设和发展，充分发挥书记信箱、院长信箱的作用，特制定本办法。

一、书记信箱、院长信箱管理

1.书记信箱、院长信箱设立在学院网站首页，可通过点击学院网站进入信箱。

2.学院办公室受院领导委托对书记信箱、院长信箱进行日常管理，对个人信息严格保密。

二、书记信箱、院长信箱的来信处理

1.学院办公室对来信内容进行分类处理，填写“信箱反馈单”。根据来信反映情况，对于重要信件，由学院办公室主任提出拟办意见，报经书记、院长批示后转有关部门处理；对于其它信件，由学院办公室主任提出拟办意见，报经分管领导批示后转有关部门处理。

2.相关部门接到“信箱反馈单”后，按要求抓紧落实，并向学院办公室上报处理结果和回复意见（填写“信箱反馈单”，并由部门负责人签字）。学院办公室根据处理结果和反馈意见回复来信人员。

3.相关部门接到“信箱反馈单”后，原则上在1-3个工作日内上报处理结果和回复意见；反映问题比较复杂的信件或者一时不能解决的问题，要说明原因并在一周内上报处理结果和回复意见。

4.学院办公室负责每学期对信箱来信及处理情况进行总结分析，并撰写报告提供给学院领导同志。

三、书记信箱、院长信箱的来信反馈

书记信箱、院长信箱实行“有信必复”制度，坚持急事急办的原则；来信反馈方式主要通过电子信箱直接将信息反馈给来信人；必要时学院办公室或相关部门可找当事人面谈，以便进一步了解情况，解决问题。

四、书记信箱、院长信箱的归档工作

书记信箱、院长信箱的相关资料，由学院办公室做好收集、归档与备查工作。